Zmiana nie dzieje się w jeden dzień – trzy fazy działań wokół wydarzenia

To, co dzieje się przed i po wydarzeniu, ma równie duże znaczenie jak sam dzień zawodów.

W praktyce jednak większość projektów koncentruje się na jednym momencie – na dniu wydarzenia. To naturalne – jest on najbardziej widocznym elementem całego przedsięwzięcia. To wtedy wszystko musi zadziałać. Program, logistyka, uczestnicy, doświadczenie.

Tymczasem zmiana nie dzieje się w jednym dniu. Powstaje w czasie. I właśnie dlatego wpływ wydarzenia to nie kwestia jednego dnia – to kwestia procesu.

Od efektu do działań

Działania nie są przypadkowym zestawem aktywności. Wynikają z wcześniej zdefiniowanego efektu i z mechanizmów, które mają do niego prowadzić.

Każde działanie w projekcie powinno odpowiadać na jedno pytanie: który mechanizm uruchamia i czy przybliża projekt do zakładanej zmiany?

Ale jest jeszcze drugi wymiar tego pytania: kiedy dane działanie ma sens? Przed wydarzeniem, w jego trakcie czy po nim?

To właśnie rozłożenie działań w czasie – a nie ich liczba – decyduje o tym, czy mechanizmy wpływu mają szansę rzeczywiście zadziałać.

Wydarzenie jako punkt w czasie, nie punkt wyjścia

Jeśli spojrzeć na wydarzenie z perspektywy wpływu, to jest ono jednym z momentów w szerszym procesie działań.

Zanim do niego dojdzie podejmowane są decyzje i działania, które budują potencjał zmiany i uruchamiają pierwsze mechanizmy. W dzień zawodów część z nich może się wzmocnić, a także pojawiają się takie, które są możliwe tylko w tym konkretnym momencie. Po wydarzeniu decyduje się, czy to, co zostało uruchomione, zostanie utrzymane.

Każda z tych faz jest potrzebna. I każda wymaga świadomego zaprojektowania.

Przed wydarzeniem

To właśnie przed wydarzeniem zapadają decyzje, które determinują jego potencjał wpływu.

To moment, w którym definiuje się, do kogo projekt realnie dociera i jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby zmiana była możliwa.

Tworzone są warunki, w których mechanizmy zmiany mogą w ogóle zaistnieć, i rozpoczynają się pierwsze działania, które je uruchamiają – komunikacyjne, edukacyjne, organizacyjne czy partnerskie. Żadne z nich nie jest przypadkowe. Wynikają z wcześniej zdefiniowanego efektu i kierunku, w którym projekt ma prowadzić.

Ten etap nie jest tylko przygotowaniem wydarzenia. Jest pierwszą częścią procesu zmiany.

W trakcie wydarzenia

To najbardziej widoczny moment projektu. I często jedyny, który jest świadomie zaprojektowany.

Z perspektywy wpływu to etap, w którym mechanizmy działają z największą intensywnością. Część z nich została uruchomiona wcześniej i tutaj się wzmacnia. Inne pojawiają się dopiero w tym momencie – bo wymagają obecności, emocji, interakcji i doświadczenia.

Ten moment jest kulminacją procesu. Może przyspieszyć zmianę. Może ją wzmocnić. Może też zmarnować potencjał, który został zbudowany wcześniej.

Po wydarzeniu

To etap, który często jest pomijany. Powody są zwykle prozaiczne – budżet jest rozliczony, zespół rozwiązany, uwaga przeniesiona na kolejny projekt czy inne obowiązki. A to właśnie tutaj decyduje się, czy zmiana zostanie utrzymana.

Mechanizmy uruchomione wcześniej – zarówno przed, jak i w trakcie wydarzenia – potrzebują kontynuacji. Bez niej ich efekt szybko słabnie. Impuls nie zamienia się w nawyk, doświadczenie nie przekłada się na trwałą zmianę.

Dlatego działania po wydarzeniu nie są dodatkiem. Są domknięciem procesu.

Pominięcie tego etapu nie przekreśla wartości wydarzenia. Ale sprawia, że jego wpływ kończy się razem z ostatnim punktem programu.

Działania muszą odpowiadać na to, co zmianę może zatrzymać

Działania wokół wydarzenia nie powinny być dobierane wyłącznie dlatego, że pasują do mechanizmu. Powinny też odpowiadać na to, co realnie stoi na drodze zmiany.

Jeśli problemem jest brak dostępu, jednorazowe doświadczenie uczestnika nie pomoże. Jeśli blokadą jest brak zaufania, pojedynczy kontakt w dniu wydarzenia może być za słaby. Jeśli uczestnik nie dostaje żadnego kolejnego kroku, nawet dobrze przygotowane działania w trakcie wydarzenia szybko tracą znaczenie.

Dlatego warto spojrzeć na działania przed, w trakcie i po wydarzeniu nie tylko jako na kolejne etapy projektu, ale jako na odpowiedź na konkretne bariery. Co działania przed wydarzeniem mają przygotować albo ułatwić? Co działania w trakcie mają przełamać w samym momencie styku? I czego działania po wydarzeniu nie mogą zostawić bez odpowiedzi, jeśli zmiana ma pójść dalej?

Dobre działania to nie tylko te, które coś uruchamiają. To także te, które trafiają w miejsce, w którym zmiana najłatwiej się zatrzymuje.

Trzy fazy, jedna logika

Działania przed, w trakcie i po wydarzeniu nie są osobnymi projektami. Są częściami jednego procesu.

• Przed – budowanie warunków do zmiany oraz uruchamianie pierwszych działań i mechanizmów.
• W trakcie – wzmacnianie mechanizmów i uruchamianie tych, które są możliwe tylko w tym momencie.
• Po – utrwalenie i rozwinięcie tego, co zostało uruchomione wcześniej.

Jeśli jedna z faz zostanie pominięta cały proces traci spójność. Nawet najlepiej zaprojektowane wydarzenie nie wywoła trwałego wpływu, jeśli nie ma działań, które go poprzedzają i po nim następują.

Przełóż to na projekt

Wydarzenie nie zaczyna zmiany i jej nie kończy.
Jest momentem, który może ją przyspieszyć – jeśli cały proces został dobrze zaprojektowany.

Tomasz | Shift the Game
Łączę kropki w sporcie, zanim inni zobaczą cały obraz.