Jak efekt wydarzenia zmienia projekt

Można bardzo precyzyjnie nazwać efekt wydarzenia i nadal zbudować projekt dokładnie tak samo jak wcześniej. To jeden z momentów, w których najłatwiej pomylić intencję ze zmianą. Samo określenie, co wydarzenie ma uruchomić, jeszcze nie przestawia sposobu myślenia o projekcie. Nadal może być oparty na tych samych nawykach, decyzjach czy logice organizacyjnej co wcześniej.

Efekt zaczyna mieć znaczenie dopiero wtedy, gdy wpływa na konstrukcję projektu. To właśnie wtedy wydarzenie przestaje być jedynie zbiorem działań prowadzących do własnej realizacji. Zaczyna stawać się projektem podporządkowanym określonej zmianie. Nie chodzi więc tylko o to, by wiedzieć, jaki efekt chcemy osiągnąć. Chodzi o to, czy ta decyzja naprawdę zmienia sposób budowania wydarzenia.

Projekt z opisanym efektem i projekt prowadzony przez efekt

Projekt z opisanym efektem może mieć dobrą narrację, sensowne uzasadnienie i ambitny kierunek. Ale jeśli później program, partnerstwa, zasoby i sposób działania powstają tak jak zawsze, efekt zostaje tylko warstwą opisu.

Projekt prowadzony przez efekt działa inaczej. W takim podejściu efekt nie jest dodatkiem do koncepcji, ale punktem odniesienia dla kolejnych decyzji. Nie odpowiada już tylko na pytanie, po co organizowane jest wydarzenie. Zaczyna też wpływać na to, jak ma wyglądać.

To właśnie tu pojawia się realna zmiana. Nie w języku projektu, tylko w jego logice.

Zmienia się punkt wyjścia projektu

Kiedy efekt staje się realnym punktem odniesienia, projekt nie zaczyna się już od pytania: co zrobimy, ale istotą jest: co ma się zmienić i co z tego wynika dla projektu?

To przesunięcie zmienia bardzo wiele. W klasycznym podejściu szybko przechodzi się do programu, harmonogramu, promocji czy listy atrakcji. Projekt rozwija się wokół wydarzenia jako centralnego punktu.

W podejściu opartym na efekcie centrum przesuwa się gdzie indziej. Najważniejsze staje się nie samo wydarzenie, lecz zmiana, którą ma uruchomić lub przyspieszyć.

I właśnie od tego momentu projekt przestaje być budowany tylko wokół realizacji wydarzenia.

Zmienia się to, dla kogo projekt naprawdę powstaje

W wielu wydarzeniach najłatwiej mówić po prostu o uczestnikach, kibicach, mieszkańcach albo środowisku sportowym. To jednak często za mało.

Gdy projekt prowadzony jest przez efekt, trzeba dokładniej odpowiedzieć na pytanie, kto ma doświadczyć zmiany, kto może ją umożliwić i kto może ją podtrzymać po zakończeniu wydarzenia. To zmienia sposób patrzenia na odbiorców projektu. Nagle okazuje się, że najważniejszą grupą nie zawsze jest ta najbardziej widoczna w dniu wydarzenia.

Jeżeli wydarzenie dla dzieci ma prowadzić do większej liczby zapisów do klubu, projekt nie może być skierowany wyłącznie do dzieci. Równie ważni stają się rodzice, trenerzy i sam klub. Jeżeli celem organizacji dużego wydarzenia ma być rozwój kompetencji lokalnego środowiska sportowego, kluczowi mogą być nie widzowie, ale organizatorzy, wolontariusze, instytucje i partnerzy.

Efekt porządkuje więc nie tylko ambicję projektu, ale też jego prawdziwą mapę odbiorców i interesariuszy.

Zmieniają się priorytety programu

Gdy projekt opiera się głównie na programie, łatwo dodawać kolejne elementy: aktywności, strefy, atrakcje, działania promocyjne. Wydarzenie rośnie, ale niekoniecznie staje się przez to bardziej sensowne.

Kiedy jednak program ma służyć określonemu efektowi, nie każdy element jest równie potrzebny. Część działań zyskuje większe znaczenie, część wymaga przeprojektowania, a część może po prostu wypaść.

Program przestaje być listą atrakcji. Staje się układem decyzji podporządkowanych konkretnej zmianie. Wtedy pojawiają się prostsze, ale ważniejsze pytania: po co ten element w ogóle się pojawia, jaką pełni rolę i czy naprawdę przybliża projekt do zakładanego efektu. Nie wszystko, co dobrze wygląda w harmonogramie, ma taką samą wartość projektową.

Zmieniają się zasoby, partnerstwa i role

Jeżeli wydarzenie ma prowadzić do określonej zmiany, nie wystarczy już zebrać zasobów potrzebnych do samej realizacji. Trzeba jeszcze zadać pytanie, jakie zasoby są potrzebne, by zakładany efekt w ogóle miał szansę zaistnieć.

To zmienia logikę partnerstw. Partner nie jest już tylko podmiotem, który finansuje, wspiera organizację albo zwiększa zasięg. Może być również ważnym ogniwem całego procesu zmiany. Podobnie z rolami w projekcie. Czasem ważniejsze od dokładania kolejnych funkcji operacyjnych staje się włączenie tych osób i instytucji, które są w stanie przedłużyć życie projektu poza sam dzień wydarzenia.

Zmienia się horyzont projektu

Wydarzenie samo w sobie ma swój termin. Efekt zwykle ma szerszy horyzont. Dlatego projekt prowadzony przez efekt prawie zawsze wychodzi poza dzień zawodów – obejmuje również to, co dzieje się wcześniej i to, co ma wydarzyć się później.

To nie oznacza automatycznie rozbudowanego programu towarzyszącego ani wielomiesięcznej kampanii. Chodzi raczej o zmianę perspektywy. Jeżeli efekt ma być czymś więcej niż chwilową reakcją, projekt nie może kończyć się wraz z zamknięciem obiektu.

Zmienia się sposób podejmowania decyzji

Kiedy efekt jest realnym punktem odniesienia, zaczyna działać jak filtr dla całego projektu. Kolejne decyzje nie zapadają już tylko dlatego, że są standardowe, wygodne albo efektowne. Muszą odpowiedzieć na jedno podstawowe pytanie: czy to rzeczywiście pracuje na zakładaną zmianę?

Dotyczy to wielu poziomów: czy ten element programu ma sens, czy ta grupa została dobrze rozpoznana, czy ten partner wzmacnia kierunek projektu, czy ta inwestycja wspiera efekt czy tylko rozbudowuje wydarzenie.

Zmienia się też sposób patrzenia na budżet. Nie chodzi już tylko o to, czy wystarczy środków na zrealizowanie programu. Ważne staje się także to, które wydatki wzmacniają efekt, a które jedynie rozbudowują samą realizację wydarzenia.

To właśnie tutaj widać, czy efekt zmienia projekt naprawdę. Nie w deklaracji. Tylko w decyzjach, które z tej deklaracji wynikają.

Nie każde wydarzenie daje ten sam zakres zmiany

Czasem wydarzenie jest projektowane od zera. Wtedy działa jako narzędzie zmiany. Efekt determinuje rdzeń projektu: jego konstrukcję, program, priorytety, role i sposób działania.

Czasem jednak organizator pracuje w ramach istniejącego formatu. Wydarzenie ma z góry określoną strukturę, kalendarz, regulacje albo rdzeń produktu. I o ile na wiele elementów nie ma się wpływu, to można wykorzystać je jako platformę zmiany. Decydujemy o tym, jak zostanie wykorzystane: jakie działania pojawią się wokół niego, jacy partnerzy zostaną włączeni, jakie grupy zostaną objęte dodatkowym wsparciem i co zostanie uruchomione przed lub po jego zakończeniu.

Ten sam pomysł, dwa różne projekty

Wyobraźmy sobie lokalne wydarzenie sportowe dla dzieci.

W pierwszej wersji organizator zakłada, że wydarzenie ma zachęcać dzieci do sportu. To sensowny kierunek, ale projekt powstaje klasycznie: program, atrakcje, promocja, logistyka. Efekt jest obecny, lecz głównie w opisie.

W drugiej wersji organizator przyjmuje bardziej konkretne założenie: wydarzenie ma zwiększyć liczbę dzieci, które po jego zakończeniu zapiszą się do lokalnego klubu. Nagle projekt zaczyna wyglądać inaczej.

• Inaczej definiowana jest grupa odbiorców.
• Inaczej układane są działania.
• Inaczej myśli się o obecności trenerów, kontakcie z rodzicami, sposobie przejścia z wydarzenia do regularnych zajęć i roli klubu po zakończeniu turnieju.

Samo wydarzenie może z zewnątrz wyglądać podobnie. Ale projekt pod spodem jest już inny. I właśnie o to chodzi w pracy z efektem. Nie o zmianę języka, lecz o zmianę konstrukcji.

Kiedy efekt przestaje być deklaracją

Dopóki efekt pozostaje tylko deklaracją, wydarzenie może być dobrze zorganizowane, ale nadal prowadzi głównie do własnej realizacji. Dopiero wtedy, gdy zaczyna wpływać na budowę projektu, wydarzenie staje się świadomie zaprojektowanym narzędziem albo platformą zmiany.

Efekt nie zmienia projektu dlatego, że został nazwany.
Zmienia go dopiero wtedy, gdy zaczyna decydować o jego konstrukcji.

Tomasz | Shift the Game
Łączę kropki w sporcie, zanim inni zobaczą cały obraz.