Jak zarządzać konsekwencjami wydarzenia

Kończy się rywalizacja, zamykają się bramy, potem znikają ustawione strefy i obiekt wraca do stanu „pierwotnego”. Ale skutki wydarzenia zostają jeszcze na długo po jego zakończeniu. Czasem w ludziach, czasem w organizacjach, czasem w mieście, praktycznie zawsze w środowisku. Właśnie dlatego dojrzałe zarządzanie wydarzeniem nie polega wyłącznie na sprawnej realizacji. Obejmuje także świadomą pracę z tym, co wydarzenie uruchamia po sobie.

Trzeba mieć na uwadze ważne rozróżnienie. Efekt wydarzenia to ta zmiana, którą projekt chce świadomie wywołać lub przyspieszyć. Konsekwencje są szersze. Obejmują także to, co wydarzenie faktycznie powoduje wokół siebie, nawet jeśli nie było celem projektu.

Wydarzenie może więc być projektowane wokół jednego, rdzennego efektu, a jednocześnie uruchamiać znacznie więcej skutków. Część z nich będzie wartościowa i wzmacniająca. Część okaże się neutralna. Część może osłabiać sens całego przedsięwzięcia. Zarządzanie konsekwencjami polega właśnie na tym, by nie zostawiać tego pola przypadkowi.

Konsekwencje nie są dodatkiem do raportu

W wielu projektach skutki wydarzenia pojawiają się dopiero po wszystkim. Są opisywane na końcu, zwykle w formie podsumowania, kilku obserwacji albo luźnych wniosków. Problem w tym, że wtedy najczęściej jest już za późno, by cokolwiek z nimi zrobić.

Jeżeli wydarzenie rzeczywiście ma znaczenie, to nie tylko dlatego, że zostało zorganizowane, ale dlatego, że coś po sobie zostawiło. To, co zostawia, nie powinno być traktowane jako poboczny temat. To część odpowiedzialności za projekt.

Nie chodzi o to, by przewidzieć wszystko. To nierealne. Chodzi o to, by rozumieć, że wydarzenie działa szerzej niż tylko w obrębie własnego programu. A skoro tak, to zarządzanie nim musi obejmować również pracę z konsekwencjami, które pojawią się po jego zakończeniu.

Konsekwencje pojawiają się wszędzie – niezależnie od tego, czy były planowane

Ludzie

Wydarzenie może zostawić po sobie entuzjazm, motywację, poczucie wspólnoty, większe zainteresowanie sportem albo gotowość do dalszego zaangażowania. Może też wywołać zmęczenie, frustrację, rozczarowanie lub poczucie wykluczenia, jeśli część grup została pominięta albo potraktowana wyłącznie jako tło dla widowiska.

To dotyczy nie tylko widzów czy uczestników. Konsekwencje pojawiają się także u wolontariuszy, organizatorów, trenerów, rodziców, partnerów czy mieszkańców.

System sportu

Wydarzenie może wzmocnić kompetencje zespołów, poprawić współpracę między instytucjami, uporządkować procesy, zbudować nowe partnerstwa i zwiększyć gotowość do kolejnych projektów.

Może też zadziałać odwrotnie. Jeśli cały wysiłek zostanie potraktowany jako jednorazowa akcja, po wydarzeniu zostają zmęczone zespoły, urwane relacje i wrażenie, że dużo się wydarzyło, ale niewiele z tego wynika na przyszłość.

Miejsce

Wydarzenie wpływa także na przestrzeń, w której się odbywa. Może ożywić miasto, zwiększyć widoczność sportu, dać impuls gospodarczy, poprawić wykorzystanie obiektów albo zmienić sposób myślenia o danej części miasta.

Może też oznaczać większe obciążenie infrastruktury, presję na transport i czasowe zaburzenie codziennego funkcjonowania przestrzeni.

Środowisko

Duże wydarzenia oznaczają transport zawodników, zespołów, kibiców i gości. To oznacza emisje, zużycie zasobów i presję na lokalną infrastrukturę. Do tego dochodzą odpady, produkcja materiałów tymczasowych, branding i signage, które po kilku dniach często stają się odpadem.

Jeżeli wydarzenie ma być traktowane poważnie jako narzędzie zmiany, nie można udawać, że te konsekwencje nie istnieją. One są częścią realnego bilansu tego, co wydarzenie uruchamia.

Zarządzanie konsekwencjami to nie tylko ich zauważenie

Samo dostrzeżenie skutków jeszcze niewiele zmienia. Istotne jest to, co organizator, miasto, klub, federacja czy partnerzy robią dalej.

Niektóre konsekwencje warto utrwalać i rozwijać, bo wspierają sens projektu – wzmacniają relacje, budują kompetencje, podtrzymują zaangażowanie ludzi. Inne trzeba ograniczać, bo obciążają ludzi, miejsce, środowisko albo relacje wokół wydarzenia.

Ale jest jeszcze trzecia kategoria – konsekwencje, których nikt nie planował, a które okazują się wartościowe. Właśnie dlatego zarządzanie konsekwencjami wymaga nie tylko realizacji planu, ale też gotowości do obserwowania tego, co wydarzenie uruchamia poza nim.

To właśnie odróżnia wydarzenie dobrze zrealizowane od wydarzenia dobrze prowadzonego. Pierwsze dowozi plan. Drugie rozumie, że plan uruchamia coś więcej i bierze za to odpowiedzialność.

Ten sam event, dwa różne poziomy dojrzałości

Wyobraźmy sobie duże międzynarodowe wydarzenie sportowe organizowane w mieście.

W podstawowym ujęciu sukces oznacza sprawną realizację. Harmonogram jest dopięty, frekwencja się zgadza, operacyjnie wszystko działa, transmisja dociera do odbiorców, a wydarzenie zostawia po sobie dobre wrażenie. To ważne, ale to nie całość obrazu.

Takie wydarzenie może jednocześnie wzmocnić kompetencje lokalnych zespołów, poprawić współpracę między instytucjami i zwiększyć prestiż miasta gospodarza. Może też oznaczać utrudnienia dla mieszkańców, korki, problemy parkingowe, dodatkowe emisje i odpady.

W mniej dojrzałym podejściu te skutki zostają tylko odnotowane albo pominięte. W dojrzalszym stają się polem dalszej pracy. Pojawia się pytanie, które konsekwencje warto wzmacniać, które trzeba ograniczać, a które powinny zostać lepiej uwzględnione przy kolejnych wydarzeniach.

Wydarzenie nigdy nie działa wyłącznie w obrębie własnego scenariusza. Zawsze wchodzi w relację z ludźmi, organizacjami, miejscem i środowiskiem. Dlatego jego konsekwencje nie powinny być traktowane jako margines projektu.

Gdzie kończy się realizacja, a zaczyna odpowiedzialność

Dojrzałość wydarzenia nie kończy się na tym, że wszystko odbyło się zgodnie z planem. Widać ją także w tym, czy organizatorzy i partnerzy potrafią rozpoznać, co wydarzenie uruchomiło i świadomie z tym pracować dalej.

Dobrze zrealizowane wydarzenie to za mało.
Prawdziwa odpowiedzialność zaczyna się tam, gdzie pojawiają się jego konsekwencje.

Tomasz | Shift the Game
Łączę kropki w sporcie, zanim inni zobaczą cały obraz.