Jak projektować wydarzenie wokół efektu, a nie programu

Od czego zaczyna się projekt wydarzenia sportowego? W wielu przypadkach od pytania: jak zorganizować wydarzenie. Organizatorzy zaczynają myśleć o formacie zawodów, programie, harmonogramie, uczestnikach czy lokalizacji.

W takiej logice projekt koncentruje się przede wszystkim na organizacji samego wydarzenia. Wpływ jest rezultatem przedsięwzięcia, ale nie stanowi jego punktu wyjścia. Pojawia się jako efekt uboczny – może w postaci większego zainteresowania sportem, promocji miasta czy aktywizacji społeczności.

Pytanie o to, jaką zmianę wydarzenie ma wywołać, pojawia się znacznie rzadziej – jeśli pojawia się w ogóle.

Dlaczego program nie powinien być punktem wyjścia

Program wydarzenia jest często jedną z pierwszych rzeczy, o której zaczynają myśleć organizatorzy. To naturalne – program jest łatwy do zaplanowania i pozwala szybko przejść do działań organizacyjnych. Gdy jednak program staje się punktem wyjścia projektu, wydarzenie zaczyna funkcjonować przede wszystkim jako zestaw zaplanowanych aktywności.

Projektowanie wydarzenia wokół efektu odwraca tę logikę. Najpierw definiowany jest efekt wydarzenia, a dopiero później pojawia się pytanie o działania i program. W praktyce oznacza to również, że nie każdy element programu jest równie potrzebny. Jeżeli jakieś działanie nie przybliża wydarzenia do zakładanego efektu, może się okazać, że w ogóle nie powinno znaleźć się w programie.

Program wydarzenia przestaje być listą atrakcji. Staje się narzędziem prowadzącym do określonego efektu.

Odwrócenie logiki projektowania

Jeśli punktem wyjścia projektu staje się efekt wydarzenia, zmienia się również sposób myślenia o całym projekcie. Zamiast zaczynać od wydarzenia i jego programu, projekt zaczyna się od pytania o zmianę.

Logika projektowania wygląda wtedy inaczej:

efekt → mechanizmy → działania → program → wydarzenie

Najpierw definiowany jest efekt wydarzenia. Następnie identyfikowane są mechanizmy, które mogą go uruchomić. Dopiero później projektowane są konkretne działania, które te mechanizmy aktywują. Program wydarzenia jest konsekwencją tych decyzji projektowych.

W takim podejściu wydarzenie nie jest już punktem wyjścia projektu. Staje się jednym z elementów projektu zmiany.

Platforma zmiany – gdy format jest z góry określony

Nie każde wydarzenie projektowane jest od zera. Finały pucharów, mistrzostwa, cykliczne turnieje – ich format, terminy i struktura są często z góry określone.

W takim przypadku organizator nie zaczyna od pustej kartki, a od istniejącego wydarzenia i pyta: jaki efekt można dzięki niemu zbudować?

Logika jest ta sama – efekt przed programem. Ale przestrzeń decyzyjna jest węższa. Wpływ buduje się przede wszystkim przez działania towarzyszące, sposób komunikacji, dobór partnerów czy program poboczny.

Wydarzenie jako platforma nie oznacza mniejszych możliwości. Oznacza inne pole gry.

Jak rozumieć elementy tego modelu

Każdy z elementów modelu odpowiada na inne pytanie projektowe.

Efekt określa konkretną zmianę, którą wydarzenie ma wywołać lub przyspieszyć.

Mechanizmy opisują sposób, w jaki taka zmiana może się pojawić.

Działania to konkretne aktywności, które uruchamiają te mechanizmy.

Program wydarzenia jest uporządkowaniem tych działań w czasie i przestrzeni.

Wydarzenie jest momentem, w którym wiele z tych działań się materializuje – ale nie jest jedynym momentem oddziaływania.

Przykład: wydarzenie dla dzieci

Wyobraźmy sobie wydarzenie sportowe dla dzieci w wieku 8-10 lat organizowane przez lokalny klub. Zwykle mówi się wtedy, że jego celem jest „promocja piłki ręcznej wśród dzieci”. To jednak bardzo ogólne sformułowanie.

W klasycznym podejściu projekt wyglądałby tak:

organizujemy turniej → zapraszamy drużyny → przygotowujemy harmonogram → promujemy wydarzenie.

Jeśli wydarzenie się uda, liczymy na to, że część dzieci zainteresuje się dyscypliną.

W podejściu opartym na efekcie punkt wyjścia jest inny.

Najpierw definiowany jest efekt.

Efekt wydarzenia Zwiększenie liczby dzieci zapisujących się do lokalnego klubu po wydarzeniu.

Następnie pojawia się pytanie, w jaki sposób wydarzenie może doprowadzić do takiej zmiany.

Mechanizmy

• inspiracja
• dostępność
• pierwsze doświadczenie
• relacje społeczne

Działania

• otwarte treningi dla dzieci podczas wydarzenia
• możliwość spróbowania podstawowych elementów gry
• rozmowy z trenerami i zawodnikami
• przygotowanie biuletynu dla rodziców
• prosty system zapisów do sekcji sportowej

Program wydarzenia powstaje dopiero na końcu jako uporządkowanie tych działań.

W takim podejściu wydarzenie nie jest jedynie turniejem. Staje się momentem, który prowadzi do określonej zmiany w systemie szkolenia sportowego.

Od wydarzenia do projektu zmiany

Projektowanie wydarzenia wokół efektu zmienia sposób myślenia o całym przedsięwzięciu. Program wydarzenia nie jest już początkowym krokiem. Jest konsekwencją wcześniejszych decyzji projektowych.

Dzięki temu wydarzenie przestaje być jedynie dobrze zorganizowaną aktywnością sportową. Staje się częścią projektu, którego celem jest uruchomienie określonej zmiany.

Zanim zapytasz jak będzie wyglądał program, zapytaj co ma się zmienić. To jedno pytanie zmienia cały projekt.

Tomasz | Shift the Game
Łączę kropki w sporcie, zanim inni zobaczą cały obraz.