Jak definiować efekt wydarzenia sportowego

Kiedy pada pytanie, czego oczekujesz od swojego wydarzenia, zwykle można usłyszeć: dobrej organizacji, wysokiego poziomu sportowego, satysfakcji uczestników. To ważne. Ale żadna z tych odpowiedzi nie odnosi się do tego, co ma się realnie zmienić dzięki wydarzeniu. A o tym mówi się za rzadko.

Gdy uświadomimy sobie, że dzięki wydarzeniu sportowemu możemy wywołać wybrany wpływ, pojawia się naturalne pytanie: jak właściwie zdefiniować efekt, który chcemy osiągnąć?

Wpływ a efekt wydarzenia

Każde wydarzenie wywołuje jakiś wpływ. Może on być pozytywny lub negatywny, zamierzony lub przypadkowy, krótkotrwały albo długofalowy.

Turniej młodzieżowy może zwiększyć zainteresowanie daną dyscypliną wśród dzieci. Mistrzostwa Europy mogą zmienić sposób postrzegania sportu w danym kraju. Wydarzenie organizowane w mieście może wpłynąć na lokalną społeczność, gospodarkę czy przestrzeń. Wpływ jest więc zjawiskiem szerokim i często obejmuje wiele różnych zmian zachodzących jednocześnie.

W projektowaniu wydarzeń potrzebujemy jednak czegoś bardziej konkretnego niż ogólne pojęcie wpływu. Dlatego w podejściu Shift the Game pojawia się efekt wydarzenia.

Efekt wydarzenia sportowego to konkretna zmiana stanowiąca rdzeń projektu wydarzenia – zmiana, którą organizator chce świadomie uruchomić lub przyspieszyć dzięki wydarzeniu.

Innymi słowy: wydarzenia zawsze mają wpływ, ale tylko niektóre mają jasno zdefiniowany efekt.

Efekt to nie działanie ani wskaźnik

W praktyce bardzo często efekt wydarzenia można pomylić z działaniem lub wskaźnikiem.

Na przykład organizacja warsztatów sportowych dla dzieci nie jest efektem wydarzenia. To działanie.

Podobnie udział 500 osób w wydarzeniu nie jest efektem. To wskaźnik opisujący skalę wydarzenia.

Efekt odnosi się do zmiany, która zachodzi dzięki wydarzeniu. Dlatego zamiast mówić: zorganizujemy warsztaty dla dzieci warto zapytać: co ma się zmienić dzięki tym warsztatom?

Dopiero odpowiedź na to pytanie prowadzi do zdefiniowania efektu wydarzenia.

Jeden rdzenny efekt, nie lista ambicji

Na pierwszy rzut oka definiowanie efektu może wydawać się proste. W praktyce wydarzeniom często przypisuje się wiele celów jednocześnie: promocję sportu, rozwój lokalnej społeczności, wzrost aktywności fizycznej, korzyści ekonomiczne, wizerunek miasta lub organizacji czy cele środowiskowe.

Każdy z tych kierunków może być wartościowy. Problem polega na tym, że razem często tworzą listę ambicji, a nie projekt zmiany. Stąd finalnie wydarzenie może zostać poprawnie zrealizowane, lecz jego wpływ pozostaje rozproszony.

Dlatego w projektowaniu wpływu warto określić jeden rdzenny efekt wydarzenia, czyli dominującą zmianę, wokół której podejmowane są kluczowe decyzje projektowe.

To właśnie ten rdzenny efekt:

• wyznacza priorytety
• pomaga podejmować decyzje
• ogranicza przypadkowość działań
• nadaje spójność całemu projektowi

Oprócz efektu rdzennego mogą pojawiać się również efekty towarzyszące lub komplementarne. Ważne jest jednak, aby nie były one sprzeczne z głównym kierunkiem zmiany, który wydarzenie ma uruchomić.

Czy duże wydarzenia mogą mieć jeden efekt?

W przypadku największych wydarzeń naturalnie pojawia się wątpliwość: czy rzeczywiście można mówić o jednym efekcie, skoro skala oddziaływania jest znacznie szersza?

Mega-eventy generują wiele konsekwencji jednocześnie: rozwój infrastruktury, wzrost kompetencji organizacyjnych, aktywizację społeczną czy impuls gospodarczy. Nie oznacza to jednak, że wszystkie te kierunki powinny być traktowane jako równorzędne rdzenie projektu.

Nawet przy dużych wydarzeniach decyzje strategiczne zwykle podporządkowane są jednemu dominującemu kierunkowi. To właśnie on determinuje sposób inwestowania środków, projektowania działań i oceny sukcesu wydarzenia.

Bez takiego punktu odniesienia wpływ wydarzenia staje się trudny do zarządzania.

Efekt musi wynikać z realnej potrzeby

Dobrze zdefiniowany efekt wydarzenia nie zaczyna się od atrakcyjnie brzmiącej deklaracji ani od listy potencjalnych korzyści. Zaczyna się od pytania jaka zmiana jest rzeczywiście potrzebna i dlaczego właśnie wydarzenie ma być narzędziem lub platformą jej uruchomienia.

W przypadku wydarzenia jako narzędzia zmiany punktem wyjścia będzie diagnoza problemu: jaki problem istnieje, kogo dotyczy i czy wydarzenie jest adekwatnym sposobem działania.

W przypadku wydarzenia jako platformy zmiany punkt wyjścia może być inny. Samo wydarzenie już istnieje albo jego format jest z góry określony. Wtedy kluczowe staje się pytanie, jaki efekt można na nim świadomie zbudować i jakie znaczenie nadać mu poza samą organizacją.

W obu przypadkach efekt nie powinien być przypadkowy. Musi wynikać z realnej potrzeby, kontekstu i świadomej decyzji projektowej.

Jak zdefiniować efekt wydarzenia

Dobrze zdefiniowany efekt powinien być konkretny, osadzony w rzeczywistości projektu i powiązany z tym, co wydarzenie naprawdę może uruchomić. Dlatego przy jego formułowaniu warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań.

Co ma się zmienić? Jaka konkretna zmiana ma nastąpić dzięki wydarzeniu.

Jakiego obszaru dotyczy ta zmiana? Czy dotyczy uczestników wydarzenia, lokalnej społeczności, środowiska sportowego, organizacji, systemu sportu, przestrzeni czy środowiska naturalnego.

Dlaczego właśnie wydarzenie może tę zmianę uruchomić? Jakie cechy wydarzenia sprawiają, że ma ono realną szansę uruchomić tę zmianę.

Czy po wydarzeniu istnieje dalszy krok? Czy uczestnik, organizacja albo otoczenie wydarzenia mają możliwość pójścia dalej, czy efekt kończy się razem z samym wydarzeniem.

Co może osłabić albo zatrzymać tę zmianę? Jakie bariery, ograniczenia albo warunki mogą sprawić, że efekt pozostanie tylko intencją.

Nie każdy efekt da się określić w liczbach. W niektórych przypadkach możliwe będzie wskazanie konkretnych wskaźników, na przykład liczby nowych zawodników czy uczestników programu sportowego. W innych sytuacjach efekt będzie miał charakter bardziej jakościowy – na przykład w postaci nowych relacji, współpracy, większej dostępności czy zmiany sposobu myślenia.

Bez jasno nazwanej zmiany trudno ocenić, czy wydarzenie zmierza w dobrym kierunku – i czy w ogóle zmierza gdziekolwiek.

Przykłady definiowania efektu wydarzenia

Definicja efektu wydarzenia nie musi być skomplikowana. Najważniejsze jest jasne określenie zmiany, którą wydarzenie ma uruchomić lub przyspieszyć.

Wzmocnienie współpracy w środowisku sportowym

Wyobraźmy sobie wydarzenie skierowane do klubów i trenerów działających w sporcie młodzieżowym w regionie. Często mówi się wtedy, że jego celem jest „integracja środowiska sportowego” albo „wymiana doświadczeń”. To jednak nadal bardzo ogólne sformułowanie.

Jeśli spróbujemy zdefiniować efekt bardziej konkretnie, może on wyglądać inaczej.

Efekt wydarzenia: uruchomienie stałej współpracy między co najmniej sześcioma klubami młodzieżowymi w regionie w ciągu trzech miesięcy po wydarzeniu, na przykład poprzez wspólny kalendarz sparingów, działań szkoleniowych i wymiany wiedzy trenerskiej.

W takim przypadku wydarzenie przestaje być tylko miejscem spotkania i rozmowy. Staje się punktem startowym do konkretnej zmiany w sposobie działania części środowiska sportowego.

Trwała zmiana w przestrzeni sportowej

Wydarzenia sportowe mogą również prowadzić do zmian w przestrzeni, w której się odbywają. Często mówi się w takich przypadkach o „promocji aktywności fizycznej w mieście”. To jednak nadal bardzo ogólne określenie.

Efekt wydarzenia można zdefiniować bardziej konkretnie, na przykład jako: utworzenie ogólnodostępnej strefy aktywności fizycznej w przestrzeni miejskiej, która pozostanie do dyspozycji mieszkańców po zakończeniu wydarzenia.

W takim przypadku infrastruktura jest przygotowywana w ramach projektu wydarzenia i wykorzystywana podczas jego trwania, na przykład jako część strefy kibica lub programu towarzyszącego. Po zakończeniu nie jest demontowana, lecz pozostaje jako stały element przestrzeni miejskiej dostępny dla mieszkańców.

Dzięki temu wydarzenie nie jest tylko chwilowym impulsem. Staje się momentem prowadzącym do trwałej zmiany w dostępności infrastruktury sportowej.

Definicja to dopiero początek

Określenie efektu wydarzenia nie kończy procesu projektowania wpływu. Przeciwnie, dopiero go rozpoczyna. Bo kolejnym wyzwaniem staje się przełożenie deklarowanego efektu na konkretne decyzje i działania: co powinno wydarzyć się przed wydarzeniem, w jego trakcie i po jego zakończeniu, aby zakładana zmiana miała realną szansę nastąpić.

To właśnie na tym etapie wpływ przestaje być ideą, a zaczyna stawać się projektem.

Przełóż to na projekt

Wydarzenia zawsze mają wpływ.
Ale tylko niektóre mają jasno zdefiniowany efekt.

Tomasz | Shift the Game
Łączę kropki w sporcie, zanim inni zobaczą cały obraz.