Jak uczyć się z wydarzeń, żeby kolejne były lepsze
Można zrealizować projekt sprawnie, przygotować podsumowanie, zebrać kilka obserwacji i mimo to wrócić później do tych samych założeń, tych samych skrótów myślowych i tych samych ograniczeń. Wydarzenie się odbyło, ale wiedza po nim nie zaczęła naprawdę pracować.
A przecież właśnie to powinno być jedną z jego wartości.
Wydarzenie staje się naprawdę cenne nie tylko wtedy, gdy coś uruchamia, ale także wtedy, gdy ujawnia wiedzę, która zmienia sposób projektowania kolejnych działań.
Podsumowanie to jeszcze nie nauka
Wiele wydarzeń jest po zakończeniu podsumowywanych. Powstają raporty, prezentacje, zestawienia, czasem również lista wniosków. Problem w tym, że samo odnotowanie czegoś nie oznacza jeszcze uczenia się.
Można zauważyć, że jakaś aktywność nie zadziałała tak, jak planowano. Można dostrzec, że część odbiorców zareagowała inaczej, niż zakładano. Można nawet uczciwie przyznać, że pewne decyzje nie przyniosły oczekiwanego rezultatu. Ale dopóki te obserwacje nie wpływają później na kolejne projekty, pozostają jedynie zapisem po wydarzeniu.
Nauka zaczyna się dopiero wtedy, gdy doświadczenie z jednego wydarzenia realnie zmienia przyszłe decyzje. Nie chodzi więc tylko o to, by po projekcie coś opisać. Chodzi o to, by zrozumieć, co wydarzenie ujawniło i co z tej wiedzy wynika dalej.
Najcenniejsze jest to, co wydarzenie ujawnia
W kontekście wpływu najważniejsze pytanie nie brzmi wyłącznie: czy wydarzenie zadziałało?
Często cenniejsze okazuje się inne: czego dowiedzieliśmy się o zmianie, którą próbowaliśmy wywołać?
Wydarzenie może ujawnić, że założony efekt był zbyt ogólny. Może pokazać, że wybrane działania przyciągnęły uwagę, ale nie uruchomiły niczego trwalszego. Może też odsłonić, że część konsekwencji pojawiła się w zupełnie innym miejscu, niż przewidywano.
To właśnie tutaj zaczyna się prawdziwa wartość doświadczenia. Nie w prostym potwierdzeniu, że coś się udało albo nie udało, lecz w uchwyceniu tego, jak wydarzenie naprawdę zadziałało w praktyce.
Bo wydarzenie nie tylko realizuje projekt. Ono odsłania także prawdę o samym projekcie, jego założeniach, ograniczeniach i realnym polu wpływu.
Wiedza z wydarzenia dotyczy różnych obszarów
Jeśli patrzeć na wydarzenie szerzej niż przez jego program i realizację, może być ono źródłem wiedzy w kilku różnych przestrzeniach jednocześnie. O ludziach – kto reaguje na dane działania, czy kogoś pominięto, co buduje trwałe zaangażowanie, a co kończy się jedynie chwilową emocją. O systemie – czy współpraca rzeczywiście działa, czy partnerzy potrafią przejąć dalszy ciąg po wydarzeniu. O miejscu – czy wydarzenie realnie wzmacnia jego rolę, czy tylko na chwilę skupia na nim uwagę. O środowisku – które rozwiązania mają sens, a które są bardziej deklaracją niż realną zmianą praktyki.
Każda z tych przestrzeni może ujawnić coś, czego projekt nie przewidział. I właśnie to jest jedną z największych wartości doświadczenia.
Nie chodzi o zbieranie wniosków, tylko o zmianę kolejnych decyzji
Największy problem z nauką po wydarzeniach nie polega na braku obserwacji, ich zwykle jest całkiem dużo. Wyzwanie polega na tym by później przekładane na zmianę myślenia i działania.
Jeśli wydarzenie ujawniło, że efekt był źle osadzony, kolejne nie powinno zaczynać od tych samych założeń. Jeśli pokazało, że dana grupa odbiorców nie wchodzi w relację z projektem tak, jak planowano, następne wydarzenie powinno być projektowane inaczej. Jeśli wyszło na jaw, że partnerstwa działają dobrze operacyjnie, ale nie wspierają dalszej ciągłości wpływu, to nie wystarczy tego odnotować. Trzeba to zmienić.
Uczyć się powinien nie tylko organizator
Wydarzenie może być źródłem wiedzy nie tylko dla zespołu projektowego.
Może uczyć także miasto, klub, federację, operatora obiektu, partnerów, sponsorów czy lokalne instytucje. Każdy z tych podmiotów widzi wydarzenie z innej perspektywy i każdy może wynieść z niego coś innego. Dla jednych najważniejsza będzie wiedza o odbiorcach. Dla innych o współpracy między organizacjami. Dla jeszcze innych o tym, jakie konsekwencje wydarzenie zostawia w miejscu, które je gości.
To ważne z jeszcze jednego powodu. Jeśli wiedza pozostaje tylko po stronie organizatora, zmiana dotyczy tylko jego kolejnych projektów. Jeśli rozchodzi się szerzej – do partnerów, instytucji, miasta – zaczyna zmieniać sposób myślenia o wydarzeniach w szerszym ekosystemie. I właśnie wtedy pojedyncze doświadczenie zaczyna mieć wartość systemową.
Ten sam event, dwa różne poziomy wartości
Wyobraźmy sobie duże wydarzenie sportowe organizowane w mieście.
Po jego zakończeniu organizator może uznać, że projekt się obronił. Wydarzenie przyciągnęło publiczność, było widoczne, operacyjnie przebiegło sprawnie, a całość została odebrana jako dobrze przygotowana. To jednak wciąż tylko poziom podsumowania.
Dopiero głębsze spojrzenie pokazuje coś więcej. Może się okazać, że część zakładanego efektu była słabsza, niż przewidywano. Mieszkańcy odebrali wydarzenie inaczej, niż wynikało z narracji organizatora, a rozwiązania środowiskowe wyglądały dobrze w komunikacji, ale miały ograniczony realny wpływ.
I właśnie tutaj zaczyna się prawdziwa nauka. Nie w stwierdzeniu, że wydarzenie się odbyło i zostało dobrze ocenione, ale w uchwyceniu tego, co ujawniło o własnych założeniach, ograniczeniach i rzeczywistym oddziaływaniu.
Wydarzenia nie stają się lepsze od samego podsumowywania
Samo doświadczenie nie wystarcza. Sam raport też nie. Nawet dobrze przygotowane wnioski nie mają większej wartości, jeśli nie zaczynają wpływać na kolejne decyzje.
Wydarzenia stają się lepsze dopiero wtedy, gdy wiedza z jednego projektu naprawdę zmienia sposób projektowania następnych. Gdy organizacje nie tylko pamiętają, co się wydarzyło, ale rozumieją, co to wydarzenie ujawniło i co trzeba z tym zrobić dalej.
Bo właśnie wtedy wydarzenie przestaje być tylko zamkniętym epizodem. Zaczyna stawać się częścią dojrzalszego sposobu działania.
Nie każda obserwacja po wydarzeniu jest jeszcze nauką. Nauka zaczyna się tam, gdzie doświadczenie zmienia przyszłe działanie.
Tomasz | Shift the Game
Łączę kropki w sporcie, zanim inni zobaczą cały obraz.